Inscribir al aspirante: |
El asesor de admisiones o el aspirante realiza la inscripción a través del formulario web, seleccionando la convocatoria (programa y sede) de su interés, la información personal, complementaria y adicional. El formulario de inscripción está disponible en la página web de la institución para que sea diligenciado por el aspirante (Pagina Web – Aspirantes – Admisiones – Formulario de Inscripción). Para los programas presenciales es obligatorio diligenciar la información personal. En el formulario de inscripción se registrará la información mínima requerida por la institución y por entes reguladores para un aspirante o inscrito, cuando el aspirante se convierta en matriculado se debe registrar en el sistema académico (Inscripción-admisión – Aspirantes – Formularios por Aspirantes) los formularios de información complementaria y adicional. Los agentes front y el aspirante, deben garantizar que los datos que se registren en el sistema sean confiables. |
Nota1: El asesor de admisiones tiene la responsabilidad de garantizar el diligenciamiento correcto y completo de los campos del formulario sin excepción alguna. Esta información está sujeta a auditorías internas por parte de la Dirección de Operaciones y Procesos. Nota 2: Informar al aspirante los documentos requeridos para ser admitido: a) Solicitar copia del documento de identidad para iniciar el proceso. b) Proceso para aspirantes extranjeros: ✓ Para aspirantes extranjeros de otros países: visa de residente/estudiante. Es importante verificar que la visa cuente con la autorización pertinente para llevar a cabo estudios dentro del país. c) El aspirante debe contar como mínimo con el certificado del diploma de educación básica secundaria (hasta noveno grado) para ingresar a los programas Técnicos Laborales, bachiller académico para los técnicos profesionales y tecnólogos. d) La edad mínima requerida para los programas es de 16 años cumplidos en el momento de la admisión. Nota 3: Para el programa de Ingles, no aplican los numerales c, d. |
Nota 4: Proporcionar al aspirante la siguiente información: a) Informar el valor de la inscripción. b) Opciones de financiación y el proceso para tomarlas. c) Procedimiento para legalización de matrícula. d) Invitarlos a que conozcan la sede si las condiciones lo permiten. e) Ampliar la información de su interés. Nota 5: En caso de identificarse la necesidad de remitir al estudiante a una entrevista de admisión, el área de admisiones remitirá correo electrónico al área de psicología bienestar universitario. El área de psicología deberá documentar la entrevista en el Formato PI-BI-FT-047 Entrevista de Ingreso y cargarlo en el gestor documental del estudiante. Nota 6: El área de legalización será responsable del diligenciamiento de los formularios de información complementaria y adicional, los documentos requeridos para la legalización de la matricula (Ver numeral 5) en el sistema académico hasta que finalice la campaña; posterior a esta fecha, estará bajo responsabilidad de Registro y Control. Nota 7: El área de Legalización descargará del reporteador el listado de estudiantes de los programas TG, TP y TL con información pendiente del proceso de legalización para su respectiva normalización en el sistema. El Jefe de Admisiones debe garantizar el 95% de legalización de los estudiantes matriculados al cierre de la campaña, posterior a esto Registro y Control asumirá la responsabilidad de legalizar los casos pendientes. Nota 8: El Asesor de Admisiones genera la liquidación del valor de la matricula según el modo de pago que le interese al Aspirante, la cual se debe registrar en el sistema académico (Formato PI-GA-FT-036 Liquidación de Precios) indicando fecha de inducción e inicio de clase, se entrega al estudiante ya sea en físico o digital y se guarda una copia en la carpeta del aspirante. Indicar al aspirante el pago del formulario a través de los diferentes medios proporcionados (Caja, Banco, Pagos en línea). Nota 9: El pago de la inscripción estará sujeto a las condiciones establecidas para la campaña. Nota 10: En caso de que el aspirante extravíe la Hoja de Liquidación, el área de Admisiones debe generarla nuevamente y entregarla al Aspirante. |
Modalidades de pago |
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Realizar la Prematricula |
Creación del expediente y generación de recibo de pago |
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Nota 1: Cada vez que se realice un proceso de inscripción o modificación de asignaturas el sistema académico envía en forma automática el horario al correo personal del estudiante. Nota 2: No se realizará el proceso de inscripción de asignaturas si el área de admisiones no informa la electiva seleccionada por el estudiante. Nota 3: La apertura de cupos de electivas se encuentra sujeta a aprobación por parte de la jefatura de bienestar quien se encarga de formalizarlo mediante correo electrónico al área de Secretaria Académica y Registro y Control. |
Legalizar matricula |
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Nota 1: Para los programas virtuales, los documentos de legalización deben ser escaneados, legibles y en formato PDF o JPG. Adicional a los anteriormente mencionados, se debe anexar una foto 3x4 en formato JPG. Nota 2: El asesor de legalización debe informar al estudiante el proceso de carnetización y recordar las fechas de pre inducción e inducción.
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Si el estudiante no entrega la documentación completa debe estar firmado el formato PI-GA-FT-038 Documentos Recibidos y Entrega de Pendientes, y se debe relacionar en la Base de Estudiantes con Documentación Pendiente PI-GA-FT-129. Nota 1: El plazo máximo para la entrega de los documentos pendientes es la semana cinco (5) de clases. Nota 2: Para los estudiantes del programa TL en Auxiliar de Enfermería se debe anexar la circular firmada tal como aparece en la cédula y con huella. Nota 3: El asesor de legalizaciones será responsable de digitalizar y cargar todos los documentos en el sistema académico (Inscripción – Admisión – Aspirante – Nodos y Conceptos Aspirante) y hacer seguimiento de la documentación pendiente del estudiante hasta que finalice la campaña; posterior a esta fecha, el seguimiento estará bajo responsabilidad de Registro y Control. Validar documentación
Solicitar carné | |
Nota 1: Aplica para estudiantes presenciales. Entregar carné | |
Nota 1: Para los programas virtuales, una vez el estudiante realiza el pago total o parcial, el Jefe de Registro y Control comparte mediante correo electrónico el enlace de la plataforma donde el estudiante deberá cargar la foto. Cuando ésta sea aprobada se envía el carné digital mediante correo electrónico. Nota 2: La verificación de la vigencia de la póliza estudiantil se realiza a través del siguiente enlace: https://app.correcol.com/Estudiantes/Estudiante.aspx Nota 3: El carné se puede entregar en el momento de la pre inducción o por solicitud directa del estudiante en el área de registro y control siempre y cuando este legalizada su matrícula. Entregar uniforme | |
Información general | |
Iniciar clases | |
Activar seguro estudiantil | |
Nota 1: Cuando el estudiante no cuente con su póliza, debe reportar la novedad por medio de la Plataforma de Servicio al Cliente, la cual será remitida al área de Gestión Humana. Nota 2:El área de gestión humana debe garantizar la activación de la póliza al 100% de los estudiantes matriculados. Nota 3: Los estudiantes pueden acercarse al área de Bienestar para ser direccionados sobre el proceso de activación de su seguro estudiantil. Generar correo Institucional | |
Nota 1: Las credenciales de acceso se enviarán a más tardar a primera hora del día siguiente EXEPCIONES PARA PROGRAMAS VIRTUALES Creación del expediente y generación de recibo de pago | |
Nota 1: En caso de encontrar inconsistencias se reportará al área de operaciones. Nota 2: El jefe de plataforma de la sede virtual realizará un proceso manual de normalización de inconsistencias notificadas. Validar habilitación de estudiantes en Moodle | |
Nota 1: Se proporcionará un reporte de estudiantes matriculados nuevos con el correo institucional asignado. Informar credenciales | |
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